AVG Privacybeleid

Inleiding


In dit privacybeleid wordt uitgelegd hoe Administratiekantoor Feenstra.nl B.V. (hierna: “Feenstra”) omgaat met verwerkingen van persoonsgegevens. Deze informatievoorziening heeft betrekking op verwerkingen van persoonsgegevens via de website en op verwerkingen van persoonsgegevens welke te maken hebben met een aantal bedrijfsprocessen van Feenstra.

Informatie over Feenstra en contactmogelijkheden
Feenstra is statutair gevestigd te Wateringen (gemeente Westland) en ingeschreven onder inschrijvingsnummer 27370830 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het kantooradres van Feenstra is aan de (2291 CG) Kerklaan 12 te Wateringen.
Voor vragen over het privacybeleid is Feenstra telefonisch bereikbaar op telefoonnummer 0174221181. Op onze openingstijden vindt u op onze website, in het bijzonder op http://www.administratiekantoorfeenstra.nl/contact/. Op die website vindt u ook een contactformulier waarmee u contact met ons op kunt nemen. U ook een e-mail sturen naar info@administratiekantoorfeenstra.nl. Binnen Feenstra is Sabine Feenstra verantwoordelijk voor de portefeuille “persoonsgegevens”.

Gegevensbeschermingsbeleid
Medewerkers van Feenstra zijn gebonden aan een (intern) gegevensbeschermingsbeleid. Op basis daarvan is het medewerkers alleen toegestaan om persoonsgegevens te verwerken als dat nodig is voor de uitvoering van een opgedragen taak. Daarnaast zijn medewerkers gebonden aan specifieke instructies over hoe om te gaan met persoonsgegevens. Onderdeel daarvan is dat medewerkers dienen zich dienen te houden aan een strikte geheimhouding.

Feenstra als verwerker
Het is mogelijk dat Feenstra in opdracht van klanten (als verwerker) persoonsgegevens gaat verwerken. In dat geval is het nodig dat een verwerkersovereenkomst met Feenstra wordt gesloten. Feenstra heeft hiervoor een verwerkersovereenkomst beschikbaar. In dit privacybeleid is ook de informatie opgenomen welke een verwerker dient te verstrekken op basis van artikel 28 lid 3 onder h van de AVG.

Verwerkingen van persoonsgegevens
Hieronder treft u informatie aan over een aantal belangrijke verwerkingen van persoonsgegevens welke Feenstra (als verantwoordelijke) uitvoert.
Het bewaren van administratieve gegevens voor de Belastingdienst
Als gevolg van de fiscale bewaarplicht, moet Feenstra haar administratieve gegevens 7 jaar te bewaren. Het is mogelijk dat op basis van deze bewaarplicht Feenstra persoonsgegevens moet bewaren. In dit geval is de verwerking noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Meer informatie over de fiscale bewaarplicht (en de gegevens die op basis daarvan bewaard moeten worden), vindt u op de website van de Belastingdienst.

Het bewaren van opdrachtgerelateerde informatie en documenten
Opdrachtgerelateerde informatie en documenten worden maximaal 20 jaar plus 6 maanden bewaard, gerekend vanaf de dag dat de opdracht is afgesloten. Bij opdrachtgerelateerde informatie kunt u denken aan overeenkomsten, e-mailcorrespondentie, gespreksverslagen en informatie over afspraken en contactmomenten welke hebben plaatsgevonden. De termijn van 20 jaar valt samen met de verjaringstermijn voor (beroeps)aansprakelijkheid op basis van artikel 3:310 van het Burgerlijk Wetboek. Door het bewaren van de opdrachtgerelateerde informatie en documenten is het mogelijk dat ook persoonsgegevens worden bewaard. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Feenstra. Zij beschikt door deze verwerking namelijk over een volledig dossier in het geval sprake is van een aansprakelijkstelling of in het geval tegen haar een juridische vordering wordt ingesteld. Daarnaast kan Feenstra met de informatie ook haar dienstverlening optimaliseren, bijvoorbeeld omdat duidelijk is wanneer voor het laatste moment contact met u geweest is en wat daarbij (globaal) met u is besproken en/of overeengekomen. Let op dat u te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. Feenstra zal dan de persoonsgegevens verwijderen, tenzij Feenstra dwingende gerechtvaardigde gronden kan aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar maken of tenzij de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Het bewaren van agenda-afspraken
Feenstra bewaart de naam en het telefoonnummer van mensen waar medewerkers van Feenstra een zakelijke afspraak mee hebben gehad. Als het gaat om een afspraak met een contactpersoon van een bedrijf welke producten of diensten van Feenstra afneemt, dan is deze verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van de met Feenstra gesloten overeenkomst of noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Feenstra. Het beleid ten aanzien van deze persoonsgegevens is beschreven in de alinea “Het bewaren van opdrachtgerelateerde informatie en documenten”.
Als het gaat om een afspraak met een contactpersoon van een bedrijf waarmee Feenstra niet in een contractuele relatie staat (bijvoorbeeld een potentiële klant), dan is deze verwerking noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Feenstra. Dit is namelijk nodig in verband met de reguliere bedrijfsvoering van Feenstra (zo kan bijvoorbeeld een (dag)planning gemaakt worden). In dat geval worden de persoonsgegevens maximaal 7 jaar bewaard, gerekend vanaf het moment dat de betreffende afspraak heeft plaatsgevonden. Let op dat u te allen tijde gebruik kunt maken van uw recht van bezwaar. Feenstra zal dan de persoonsgegevens verwijderen, tenzij Feenstra dwingende gerechtvaardigde gronden kan aanvoeren die zwaarder wegen dan de belangen van de persoon of personen die bezwaar maken of tenzij de persoonsgegevens verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Verkregen informatie via een digitaal contactformulier
Het is mogelijk dat u via een digitaal contactformulier op de website contact met ons opneemt. Wij verwerken de door u verstrekte persoonsgegevens (in de meeste gevallen een naam en een e-mailadres) voor de afhandeling van uw vraag, klacht of andersoortige communicatie. Een naam en e-mailadres moeten daarom verplicht worden ingevuld. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Feenstra en van u of uw organisatie. De persoonsgegevens worden bewaard zolang als dit nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag, klacht of andersoortige communicatie. Daarna worden de persoonsgegevens verwijderd. Als u al een bestaande klant bent, dan worden de persoonsgevens langer bewaard (zie het onderdeel “Het bewaren van opdrachtgerelateerde informatie en documenten”).

Nieuwsbrief van Feenstra
Feenstra verstuurt per e-mail op regelmatige basis een nieuwsbrief, waarmee zij bestaande klanten informeert over vergelijkbare producten en diensten. Dit is toegestaan op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: de “AVG”) in samenhang met artikel 11.7 lid 3 van de Telecommunicatiewet. Hiervoor hoeft Feenstra niet apart toestemming te hebben van haar klanten. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Feenstra. Dit belang bestaat concreet uit een commercieel belang van Feenstra bij het onderhouden van rechtstreekse contacten met klanten. Bij elke uiting wordt een afmeldmogelijkheid geboden.
Het is ook mogelijk dat andere personen onze nieuwsbrief ontvangen. In dat geval zullen wij deze nieuwsbrief alleen toesturen nadat wij daarvoor toestemming hebben ontvangen. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (de verwerkingen van vóór de intrekking blijven echter rechtsgeldig).
Wij bewaren en verwerken uw persoonsgegevens (naam en e-mailadres) voor het hierboven beschreven doel tot het moment dat hiertegen bezwaar wordt gemaakt of totdat de verleende toestemming wordt ingetrokken.

Persoonsgegevens van sollicitanten
Feenstra kan persoonsgegevens ontvangen en opslaan van sollicitanten. Het kan hierbij gaan om diverse – al dan niet door de sollicitant zelf verstrekte – persoonsgegevens. Uitgangspunt is dat Feenstra enkel de persoonsgegevens verwerkt, welke noodzakelijk zijn voor het kunnen uitvoeren van de sollicitatieprocedure. Deze gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van Feenstra en van de betreffende sollicitant. Dit belang bestaat uit het kunnen uitvoeren van een sollicitatieprocedure. De betreffende persoonsgegevens worden maximaal vier weken na ontvangst daarvan, dan wel maximaal vier weken na het laatste sollicitatiegesprek, bewaard. Op basis van aan de sollicitant gevraagde toestemming kunnen deze persoonsgegevens langer bewaard worden. Deze toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (de verwerkingen van vóór de intrekking blijven echter rechtsgeldig).

Cameratoezicht
Feenstra maakt gebruik van cameratoezicht. Voor meer informatie wordt verwezen naar het door Feenstra opgestelde Protocol Cameratoezicht opgesteld. Dit protocol is raadpleegbaar op de website van Feenstra.
Bewaartermijn
In dit privacybeleid is zoveel als mogelijk aangegeven wat de bewaartermijn van persoonsgegevens is. Als niet een expliciete bewaartermijn is opgenomen, dan bewaart Feenstra de persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt. 


Cookies
Onze website maakt geen gebruik van cookies.
Beveiliging
Feenstra heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Voor wat betreft de organisatorische beveiliging is van belang om te vermelden dat medewerkers van Feenstra zich dienen te houden aan een gegevensbeschermingsbeleid.
Verwerkers en andere derden
Persoonsgegevens kunnen in opdracht van Feenstra worden verwerkt door zogenoemde verwerkers en subverwerkers. Denk aan het hostingbedrijf dat onze website host. De verwerkers en subverwerkers handelen onder verantwoordelijkheid van Feenstra en mogen geen eigen verwerkingen uitvoeren op de persoonsgegevens.
 De persoonsgegevens worden (tenzij anders aangegeven in dit privacybeleid) niet verstrekt aan derden, tenzij wij daartoe verplicht zijn op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Uw privacyrechten
Op basis van de AVG heeft u een aantal rechten. Zo heeft u het recht om Feenstra te verzoeken om inzage (artikel 15 AVG) van en rectificatie (artikel 16 AVG) of wissing van uw persoonsgegevens (artikel 17 AVG). heeft u het recht om Feenstra te verzoeken om beperking van de verwerking van persoonsgegevens (artikel 18 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heeft u ook het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG) en het recht van bezwaar (artikel 21 AVG).
Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens is meer informatie te vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen. Dat is namelijk niet altijd het geval. Voor meer informatie wordt verwezen naar: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/avg-europese-privacywetgeving/rechten-van-betrokkenen
Als u van een of meer van de genoemde rechten gebruik wilt maken, dan kunt u contact met ons opnemen via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Los van bovenstaande rechten, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link:
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap
Wijzigingen en afrondende opmerkingen

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd, doordat nieuwe verwerkingen plaatsvinden of verwerkingen anders worden ingericht. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. Op deze pagina heeft Feenstra beschreven hoe zij omgaat met de verwerking van persoonsgegevens en op welke wijze zij de AVG binnen haar organisatie heeft geïmplementeerd. Mocht u hierover nog vragen hebben, dan vernemen wij dat graag.
Deze pagina is voor het laatst gewijzigd op 21 september 2018.